RPA tài chính bảo hiểm – Tối ưu hiệu suất, giảm chi phí vận hành

RPA tài chính bảo hiểm đang trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm chi phí vận hành và tăng năng suất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Navee khám phá cách phần mềm RPA mang lại lợi ích thực tiễn cho ngành bảo hiểm – tài chính, cùng quy trình triển khai hiệu quả và xu hướng mới

1. RPA tài chính bảo hiểm là gì?

Trước khi đi sâu vào lợi ích và ứng dụng, cần làm rõ khái niệm và đặc thù triển khai phần mềm RPA trong ngành tài chính – bảo hiểm.

1.1 Định nghĩa RPA trong ngành tài chính – bảo hiểm

RPA là công nghệ sử dụng robot phần mềm để mô phỏng hành vi của con người trong các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống số. Các robot này có thể làm việc với nhiều ứng dụng cùng lúc, thực hiện các thao tác như nhập liệu, đối chiếu thông tin, tạo báo cáo, gửi email… một cách nhanh chóng và chính xác.

Trong lĩnh vực tài chính – bảo hiểm, RPA được thiết kế để tự động hóa các quy trình đặc thù như xử lý yêu cầu bồi thường, kiểm tra dữ liệu tài chính, xác minh hợp đồng, hoặc cập nhật hồ sơ khách hàng.

1.2 Đặc thù ứng dụng trong lĩnh vực tài chính – bảo hiểm

RPA trong bảo hiểm giúp tự động hóa các quy trình định kỳ như thẩm định hồ sơ, tính toán phí hoặc xử lý bồi thường – những tác vụ thường tiêu tốn nhiều nhân sự và dễ xảy ra sai sót.. Ngoài ra, áp lực từ việc xử lý khối lượng hồ sơ lớn trong thời gian ngắn và yêu cầu tuân thủ quy định pháp lý khiến RPA trở thành lựa chọn phù hợp để tăng tốc và giảm sai sót.

2. Vì sao các doanh nghiệp Finance – Insurance cần RPA?

Không phải ngẫu nhiên mà RPA trở thành xu hướng tất yếu trong ngành tài chính – bảo hiểm. Dưới đây là hai lý do mang tính cấu trúc khiến công nghệ này ngày càng được ưu tiên triển khai:

• Quy trình nghiệp vụ mang tính lặp lại, có quy tắc cố định: Ví dụ như xử lý hồ sơ vay vốn, nhập liệu chứng từ, tính toán chi phí bảo hiểm… Các công việc này rất tốn thời gian nếu làm thủ công, và dễ phát sinh sai sót nếu khối lượng lớn.
• Dữ liệu phân tán, khối lượng lớn, cần xử lý trong thời gian ngắn: Đặc biệt là trong mùa cao điểm như cuối năm tài chính hoặc khi có thiên tai – dịch bệnh. RPA có thể làm việc 24/7, không nghỉ giữa ca, và xử lý khối lượng dữ liệu gấp nhiều lần so với nhân sự.

3. Lợi ích của RPA đối với ngành tài chính – bảo hiểm

Việc ứng dụng RPA trong bảo hiểm không chỉ giúp tối ưu hóa nội bộ mà còn cải thiện tốc độ phục vụ khách hàng trong các tình huống nhạy cảm như xử lý bồi thường:

• Tối ưu chi phí và tăng năng suất: Một bot RPA có thể thay thế nhiều giờ làm việc thủ công của con người, giúp giảm chi phí nhân sự cố định và vận hành liên tục không gián đoạn.
• Giảm thiểu rủi ro sai sót: Khác với con người, bot không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc hay áp lực, giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong từng quy trình.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Quy trình bồi thường nhanh hơn, phê duyệt hợp đồng đúng hạn, phản hồi chính xác – tất cả đều góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng khả năng tuân thủ và kiểm soát nội bộ: Mọi thao tác của bot đều có thể ghi nhận, truy vết và kiểm tra lại, giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng yêu cầu từ kiểm toán, ngân hàng nhà nước hoặc các tổ chức giám sát.

4. Quy trình triển khai RPA hiệu quả trong doanh nghiệp

Việc triển khai phần mềm RPA cần một lộ trình bài bản để đảm bảo thành công và hiệu quả lâu dài. Dưới đây là 4 bước điển hình trong quá trình triển khai:

4.1 Đánh giá quy trình phù hợp để tự động hóa

Không phải quy trình nào cũng nên dùng RPA. Doanh nghiệp cần rà soát, chọn lọc những quy trình có tính lặp lại cao, ít biến động, dữ liệu số hóa rõ ràng để bắt đầu.

4.2 Chọn công cụ RPA và đơn vị triển khai uy tín

Việc chọn phần mềm RPA phù hợp sẽ quyết định tốc độ triển khai, khả năng tích hợp và tính ổn định của hệ thống vận hành. Hợp tác với đối tác giàu kinh nghiệm sẽ giúp giảm rủi ro triển khai.

4.3 Thiết lập bot, kiểm thử và đưa vào vận hành

Sau khi thiết kế quy trình, các bot sẽ được lập trình và chạy thử. Giai đoạn này cần phối hợp giữa bộ phận nghiệp vụ và kỹ thuật để đảm bảo đúng yêu cầu thực tế.

4.4 Theo dõi, tối ưu và mở rộng ứng dụng

Việc triển khai RPA là một quá trình liên tục. Sau khi chạy ổn định, doanh nghiệp nên theo dõi hiệu quả, tối ưu hóa kịch bản bot và nhân rộng sang các bộ phận khác.

5. Những lưu ý khi triển khai RPA trong ngành tài chính – bảo hiểm

Với khối lượng dữ liệu lớn và yêu cầu bảo mật cao, RPA trong bảo hiểm cần được triển khai có kiểm soát và kết hợp công nghệ mã hóa:

• Không triển khai đại trà ngay từ đầu: Nên bắt đầu từ một vài quy trình đơn giản, sau đó mở rộng theo lộ trình cụ thể.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ pháp lý: Ngành tài chính – bảo hiểm chịu sự giám sát chặt chẽ, do đó mọi thao tác tự động hóa cần được bảo mật, mã hóa và có cơ chế kiểm soát minh bạch.
• Kết hợp với AI, OCR để tăng hiệu quả: RPA chỉ thực hiện tác vụ theo quy tắc. Khi kết hợp thêm AI (phân tích) và OCR (nhận diện ký tự quang học), hệ thống sẽ linh hoạt và thông minh hơn nhiều.

6. Xu hướng RPA trong tài chính – bảo hiểm năm 2025

Năm 2025 sẽ là giai đoạn bùng nổ của RPA kết hợp trí tuệ nhân tạo. Một số xu hướng nổi bật bao gồm:

• RPA + AI = Hyperautomation: Các bot không chỉ làm việc theo quy trình mà còn có thể “ra quyết định” dựa trên dữ liệu đầu vào.
• Low-code RPA: Nhân sự không chuyên lập trình vẫn có thể tạo bot tự động nhờ giao diện kéo-thả trực quan.
• Tăng nhu cầu nhân sự vận hành bot: Doanh nghiệp cần đội ngũ hiểu cả nghiệp vụ và công nghệ để giám sát, tối ưu hệ thống bot liên tục.

7. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Không cần triển khai đồng loạt, doanh nghiệp nên bắt đầu từ quy trình có tính lặp lại cao, đang gây tốn thời gian cho đội ngũ – như xử lý hồ sơ, kiểm tra thông tin khách hàng hay tạo báo cáo định kỳ.

Navee là đơn vị tư vấn và triển khai RPA uy tín, đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp tài chính – bảo hiểm tại Việt Nam trong quá trình chuyển đổi số. Với kinh nghiệm triển khai thực tế, đội ngũ Navee có thể giúp bạn:

• Phân tích quy trình phù hợp để tự động hóa
• Lựa chọn phần mềm RPA tối ưu
• Thiết kế – vận hành – tối ưu hệ thống RPA hiệu quả

Kết luận

RPA không chỉ là công nghệ – mà là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tài chính – bảo hiểm tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Để triển khai hiệu quả, cần một đối tác hiểu sâu quy trình nghiệp vụ lẫn công nghệ.

Tại Navee, chúng tôi đã đồng hành cùng hơn 30 doanh nghiệp tài chính trong hành trình RPA hóa, giúp họ tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí mỗi năm. Hãy để chúng tôi giúp bạn hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số – bắt đầu từ những quy trình nhỏ nhưng hiệu quả lớn.