Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc tối ưu hóa quy trình làm việc không còn là lợi thế cạnh tranh, mà đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Trong đó, phần mềm giao việc đóng vai trò như một “trung tâm điều phối” giúp tổ chức phân công công việc, giám sát tiến độ và cộng tác hiệu quả – đặc biệt khi đội ngũ ngày càng phân tán về địa lý. Tuy nhiên, giữa hàng loạt lựa chọn trên thị trường, đâu là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp bạn? Bài viết này sẽ giới thiệu top 9 phần mềm giao việc cho nhân viên online tốt nhất 2025, đồng thời cung cấp góc nhìn chuyên sâu về cách lựa chọn và triển khai hiệu quả.
1. Phần mềm giao việc là gì? Vì sao doanh nghiệp cần?
Phần mềm giao việc là hệ thống quản lý nhiệm vụ cho phép phân công công việc, theo dõi tiến độ, phối hợp nhóm và đánh giá kết quả một cách trực tuyến, tập trung và có hệ thống. Không chỉ dừng ở việc chia việc, các nền tảng này còn giúp kết nối mục tiêu chiến lược với hành động cụ thể, đảm bảo sự minh bạch và đồng bộ trong toàn bộ chuỗi vận hành nội bộ.
Trong bối cảnh doanh nghiệp phải thích ứng với làm việc hybrid, cộng tác từ xa, số lượng dự án ngày càng nhiều và vòng đời công việc ngày càng ngắn, việc ứng dụng phần mềm giao việc cho nhân viên trở thành chìa khóa để đảm bảo hiệu suất, tránh thất thoát thông tin và nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Tuy nhiên, để lựa chọn được công cụ phù hợp, doanh nghiệp cần có bộ tiêu chí rõ ràng làm cơ sở đánh giá. Cùng điểm qua 5 tiêu chí quan trọng nhất.
2. Tiêu chí chọn phần mềm giao việc phù hợp cho doanh nghiệp
Việc lựa chọn phần mềm giao việc nên dựa trên nhu cầu thực tiễn, khả năng thích ứng với đội ngũ, và mục tiêu dài hạn của tổ chức. Dưới đây là 5 tiêu chí cốt lõi:
2.1 Dễ sử dụng, giao diện trực quan
Một hệ thống hiệu quả cần đảm bảo khả năng tiếp cận nhanh cho người dùng, kể cả với nhân viên không chuyên về công nghệ. Giao diện rõ ràng, logic và thao tác thân thiện là yếu tố quyết định tỷ lệ triển khai thành công trong thực tế.
2.2 Tích hợp nhiều tính năng: nhắc deadline, quản lý tiến độ, chia việc theo team
Phần mềm cần cho phép tổ chức công việc theo dự án, nhóm hoặc phòng ban, hỗ trợ thiết lập deadline, phân vai trò (thực hiện, theo dõi, phê duyệt) và đồng bộ trạng thái theo từng giai đoạn. Tính năng báo cáo tiến độ cũng giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn cảnh để ra quyết định kịp thời.
2.3 Có phiên bản web và mobile
Việc hỗ trợ đa nền tảng (desktop, trình duyệt, ứng dụng mobile) giúp đảm bảo nhân viên có thể cập nhật công việc linh hoạt, ngay cả khi không ngồi trước máy tính. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng, kỹ thuật hoặc vận hành di chuyển thường xuyên.
2.4 Hỗ trợ cộng tác – chat – chia sẻ file
Khả năng trao đổi trực tiếp trong từng nhiệm vụ, gắn file tài liệu, theo dõi lịch sử làm việc là yếu tố then chốt để đảm bảo phối hợp nhóm hiệu quả, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý công việc.
2.5 Chi phí phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Tùy theo ngân sách và độ phức tạp của hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm miễn phí, trả phí theo người dùng, hoặc giải pháp toàn diện theo gói doanh nghiệp. Việc đánh giá chi phí nên đi kèm với khả năng mở rộng và tích hợp về sau, tránh thay đổi nền tảng gây đứt gãy quy trình.
Tuy nhiên, việc chọn được phần mềm phù hợp mới chỉ là bước đầu. Để đảm bảo hiệu quả thực tế, doanh nghiệp cần triển khai phần mềm đúng cách và đồng bộ. Hãy cùng xem các yếu tố cần lưu ý trong quá trình triển khai.
3. Top 9 phần mềm giao việc cho nhân viên online tốt nhất 2025
Việc lựa chọn phần mềm giao việc cho nhân viên phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Dưới đây là tổng hợp 9 giải pháp nổi bật, đã và đang được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam và quốc tế.
3.1 Trello
Trello là phần mềm giao việc phổ biến nhờ mô hình bảng Kanban trực quan, giúp người dùng dễ dàng tạo thẻ công việc, kéo thả giữa các cột trạng thái và gán người thực hiện. Phù hợp với nhóm nhỏ, startup hoặc các doanh nghiệp chú trọng tính linh hoạt và cộng tác nhanh.
Mặc dù có giao diện dễ dùng, Trello có hạn chế ở khả năng theo dõi dự án phức tạp hoặc tích hợp báo cáo nâng cao, khiến nó phù hợp hơn với đội ngũ ít tầng nấc quản lý hoặc các phòng ban vận hành độc lập.
3.2 Asana
Asana cung cấp hệ thống quản lý công việc bài bản hơn, hỗ trợ phân chia nhiệm vụ theo timeline, dạng bảng, danh sách hoặc lịch. Tính năng quản lý mục tiêu (Goals), tự động hóa quy trình và tích hợp với hơn 200 công cụ khác (Google Drive, Slack, Outlook…) khiến Asana được đánh giá cao trong môi trường doanh nghiệp vừa và lớn.
Asana phù hợp với các tổ chức cần sự kết hợp giữa điều phối chiến lược và theo dõi tác vụ chi tiết, đặc biệt hiệu quả trong quản lý dự án đa phòng ban hoặc chiến dịch marketing tích hợp.
3.3 Monday.com
Monday.com nổi bật ở khả năng tùy biến cao, từ giao diện đến workflow. Người dùng có thể thiết kế dashboard quản trị riêng cho từng dự án, phân loại công việc theo trạng thái, mức độ ưu tiên, người phụ trách… mà không cần kỹ năng lập trình.
Phần mềm này hướng tới các tổ chức cần một hệ thống quản lý linh hoạt, có thể áp dụng cho nhiều loại hình nghiệp vụ khác nhau – từ HR, vận hành, IT đến marketing và bán hàng.
3.4 ClickUp
ClickUp tích hợp gần như toàn bộ chức năng quản lý công việc, dự án và tài nguyên trong một nền tảng duy nhất. Ngoài bảng Kanban, Gantt chart và lịch, ClickUp còn hỗ trợ tính năng docs (soạn thảo tài liệu), quản lý mục tiêu, quy trình tự động và theo dõi thời gian thực.
ClickUp được đánh giá là phần mềm all-in-one dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp thống nhất, giảm bớt phụ thuộc vào quá nhiều công cụ riêng lẻ.
3.5 Notion
Không đơn thuần là phần mềm giao việc, Notion là hệ quản trị tri thức tích hợp – nơi bạn có thể tạo database, lên kế hoạch, viết quy trình, chia sẻ thông tin nội bộ và quản lý công việc theo nhóm. Với khả năng linh hoạt, Notion phù hợp với các doanh nghiệp chú trọng xây dựng tài liệu chuẩn hóa đi kèm điều phối công việc nhẹ.
Tuy nhiên, để phát huy hết sức mạnh, người dùng cần có thời gian học cách thiết kế hệ thống phù hợp.
3.6 Jira
Jira là giải pháp chuyên biệt dành cho các đội ngũ phát triển phần mềm hoặc sản phẩm theo mô hình Agile/Scrum. Các tính năng như quản lý sprint, backlog, bug tracking, kết hợp với khả năng báo cáo và đo lường velocity giúp Jira trở thành công cụ không thể thiếu cho team kỹ thuật.
Mức độ tùy chỉnh sâu khiến Jira phù hợp với các tổ chức có quy trình phát triển sản phẩm chuyên nghiệp, đòi hỏi theo dõi chi tiết từ level task đến epic.
3.7 Base.vn (Việt Nam)
Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp thuần Việt, nổi bật với các module như Base Wework (giao việc), Base Workflow (quy trình), Base Request (xử lý đề xuất) và nhiều tính năng khác hỗ trợ quản lý nhân sự, tài liệu và KPI.
Giao diện tiếng Việt, hỗ trợ triển khai nội địa nhanh chóng và đội ngũ tư vấn đồng hành là ưu điểm lớn của Base.vn. Nền tảng phù hợp với các doanh nghiệp vừa – lớn muốn nội địa hóa toàn bộ hệ thống quản lý vận hành.
3.8 Slack kết hợp giao việc (Trello/Asana)
Slack không phải phần mềm giao việc độc lập, nhưng khi tích hợp với Asana hoặc Trello, nó trở thành công cụ cộng tác mạnh mẽ, cho phép phân công công việc trực tiếp trong cuộc trò chuyện, nhắc deadline, phản hồi cập nhật theo thời gian thực.
Slack phù hợp với các doanh nghiệp coi trọng giao tiếp nội bộ nhanh, làm việc nhóm thường xuyên và muốn đồng bộ các nền tảng hiện có thay vì áp thêm một hệ thống mới.
3.9 Microsoft Planner / Teams
Nằm trong hệ sinh thái Microsoft 365, Planner tích hợp liền mạch với Outlook, Teams, SharePoint và OneDrive, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc tập trung. Người dùng có thể giao việc, gán deadline, cập nhật trạng thái trong không gian làm việc nhóm trên Teams mà không cần rời ứng dụng.
Đây là lựa chọn hợp lý cho các tổ chức đã sử dụng Microsoft 365, muốn tận dụng hạ tầng hiện có để tiết kiệm chi phí và tối ưu bảo mật dữ liệu.
4. Những lưu ý khi triển khai phần mềm giao việc trong tổ chức
Việc lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp chỉ là bước khởi đầu. Để ứng dụng thực sự hiệu quả trong thực tế, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố cốt lõi khi triển khai. Những yếu tố này không chỉ giúp giảm thiểu kháng cự từ nội bộ mà còn đảm bảo phần mềm phát huy đúng vai trò: tối ưu quy trình, tăng năng suất và minh bạch hóa công việc.
4.1 Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và văn hóa làm việc
Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp nhỏ thường ưu tiên công cụ dễ dùng, triển khai nhanh như Trello, Notion, trong khi tổ chức lớn cần nền tảng quản lý đa cấp, phân quyền rõ ràng như Asana, ClickUp hay Base.vn.
Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, văn hóa làm việc cũng là biến số cần cân nhắc. Với các doanh nghiệp đề cao sự linh hoạt, mô hình quản trị phẳng và cộng tác mở, phần mềm cần hỗ trợ trao đổi nhanh, minh bạch trạng thái công việc và tránh cứng nhắc trong phân bổ nhiệm vụ.
4.2 Xây dựng quy trình rõ ràng trước khi số hóa
Một lỗi phổ biến khi ứng dụng phần mềm giao việc là kỳ vọng công cụ sẽ “giải quyết mọi vấn đề quy trình”. Trên thực tế, nếu doanh nghiệp chưa có quy chuẩn rõ ràng về luồng công việc (workflow), trách nhiệm từng vị trí hoặc cách đo lường kết quả, việc số hóa chỉ khiến sự hỗn loạn trở nên… có hệ thống hơn.
Trước khi triển khai, cần định hình rõ:
- Các loại công việc chính và chu trình xử lý.
- Ai là người giao việc, ai là người nhận và ai chịu trách nhiệm phê duyệt.
- Các trạng thái xử lý công việc (chờ duyệt, đang làm, hoàn tất…).
- Cách báo cáo và cập nhật tiến độ theo từng giai đoạn.
Phần mềm chỉ phát huy hiệu quả khi được tích hợp vào một hệ thống quản trị vận hành đã có cấu trúc.
4.3 Đào tạo và truyền thông nội bộ nhất quán
Việc thay đổi công cụ làm việc có thể gặp phản ứng tiêu cực nếu không có chiến lược truyền thông và đào tạo bài bản. Nhiều nhân sự quen giao việc qua email, Zalo hoặc Excel sẽ cảm thấy rườm rà khi phải học dùng nền tảng mới.
Do đó, quá trình chuyển đổi cần có lộ trình rõ ràng:
- Tổ chức workshop đào tạo theo từng cấp (manager – nhân viên).
- Thiết lập tài liệu hướng dẫn nội bộ (user guide).
- Giao nhóm triển khai thử nghiệm nhỏ (pilot) trước khi nhân rộng toàn công ty.
- Có chính sách “bắt buộc chuyển đổi” sau thời gian thử nghiệm.
Đặc biệt, lãnh đạo phải là người tiên phong áp dụng để tạo sự đồng thuận từ trên xuống dưới.
4.4 Đo lường hiệu quả – tránh giao việc xong “bỏ quên”
Một rủi ro thường gặp là tình trạng “giao xong là hết trách nhiệm” – công việc được phân bổ nhưng không có cơ chế theo dõi tiến độ hoặc nhắc nhở hoàn thành. Điều này khiến phần mềm chỉ dừng ở mức giao diện quản lý, không hỗ trợ được năng suất thực tế.
Để tránh điều đó, cần thiết lập hệ thống đo lường cụ thể như:
- Tỷ lệ công việc hoàn thành đúng hạn.
- Thời gian xử lý trung bình của từng bộ phận.
- Tần suất cập nhật công việc theo ngày/tuần.
- Tỷ lệ công việc bị chậm, thiếu cập nhật hoặc chưa phân công.
Một số phần mềm có tính năng nhắc deadline tự động, dashboard tổng quan hoặc tích hợp báo cáo hiệu suất theo phòng ban. Việc sử dụng dữ liệu định lượng giúp lãnh đạo đưa ra quyết định điều phối nhân sự và điều chỉnh quy trình phù hợp hơn.
5. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
Việc áp dụng phần mềm giao việc cần được triển khai bài bản, không chỉ đơn thuần là “mua phần mềm rồi dùng”. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, cách triển khai và khả năng duy trì sử dụng lâu dài để phần mềm thực sự phát huy hiệu quả trong vận hành nội bộ.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các bước sau:
- Rà soát quy trình giao – nhận việc hiện tại: Xác định các điểm nghẽn như chậm tiến độ, thiếu giám sát, hoặc giao việc trùng lặp.
- Xác định nhu cầu và mục tiêu sử dụng: Dùng phần mềm để tối ưu deadline, tăng tính minh bạch hay hỗ trợ cộng tác nhóm?
- Chọn phần mềm phù hợp với quy mô tổ chức: Với doanh nghiệp nhỏ, cần công cụ dễ dùng như Trello. Với doanh nghiệp vừa và lớn, ưu tiên phần mềm có khả năng phân quyền, báo cáo và tích hợp như Jira, Base.vn hoặc ClickUp.
- Thử nghiệm triển khai ở phạm vi hẹp: Triển khai trước trong một bộ phận (sales, marketing, vận hành…), sau đó đánh giá phản hồi trước khi mở rộng toàn công ty.
- Đào tạo nhân sự theo từng vai trò: Hướng dẫn cụ thể cho người quản lý (giao việc, theo dõi tiến độ) và nhân viên (nhận việc, cập nhật trạng thái).
- Xây dựng cơ chế đo lường hiệu quả: Theo dõi các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, số lượng công việc bị trễ, thời gian họp báo cáo giảm, sự chủ động của nhân sự…
Bắt đầu từ việc nhỏ, nhưng có chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa phần mềm giao việc vào quy trình một cách tự nhiên và hiệu quả, thay vì bị gián đoạn hoặc triển khai hình thức.
Sau cùng, để tổng kết toàn bộ nội dung và nhấn mạnh vai trò chiến lược của phần mềm giao việc, hãy cùng nhìn lại thông điệp cốt lõi.
Kết luận
Phần mềm giao việc không chỉ là công cụ hỗ trợ điều phối công việc, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình vận hành rõ ràng, minh bạch và có khả năng mở rộng. Việc lựa chọn đúng phần mềm, triển khai đúng cách và đồng bộ với văn hóa làm việc là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình ứng dụng.
Trong bối cảnh doanh nghiệp đang đẩy mạnh số hóa, phần mềm giao việc đóng vai trò trung tâm kết nối con người – quy trình – công nghệ. Khi được sử dụng đúng, nó không chỉ tối ưu tiến độ, giảm sai sót mà còn thúc đẩy sự chủ động, tăng hiệu quả làm việc nhóm và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu.
0 Comments