Phần mềm SaaS (Software as a Service) không chỉ là xu hướng, mà còn là một trong những giải pháp cốt lõi thúc đẩy chuyển đổi số trong khối doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt và tốc độ công nghệ thay đổi nhanh chóng, SaaS mang lại mô hình sử dụng phần mềm tối ưu: không cần cài đặt, không yêu cầu đội ngũ IT phức tạp, chi phí linh hoạt theo quy mô.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ về SaaS là gì, lý do vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân nhắc triển khai SaaS, cùng các loại phần mềm phổ biến đang được ứng dụng hiệu quả tại Việt Nam và thế giới.
1. SaaS là gì?
SaaS (Software as a Service) là mô hình cung cấp phần mềm qua internet, nơi doanh nghiệp không cần cài đặt, bảo trì hay sở hữu phần cứng, mà chỉ cần trả phí thuê bao theo tháng hoặc năm để sử dụng.
Khác với phần mềm truyền thống (on-premise) vốn cần đội IT vận hành và chi phí ban đầu cao, SaaS giúp doanh nghiệp truy cập mọi lúc mọi nơi, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây và nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo trì, cập nhật.
Ví dụ: phần mềm kế toán MISA cloud, nền tảng quản lý khách hàng như HubSpot CRM hay giải pháp quản trị nhân sự Base HRM đều là SaaS.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm SaaS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần mềm SaaS mang lại nhiều giá trị thực tiễn, đặc biệt phù hợp với đặc thù vận hành của SME – thường cần triển khai nhanh, chi phí hợp lý và có thể mở rộng theo từng giai đoạn.
Một số lợi ích điển hình có thể kể đến:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần xây dựng máy chủ, hệ thống bảo trì hay tuyển dụng kỹ sư phần mềm. Mô hình thuê bao theo tháng hoặc năm giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn.
- Linh hoạt trong mở rộng hoặc thu hẹp quy mô: Phần mềm SaaS cho phép tăng/giảm số lượng người dùng, thay đổi tính năng hoặc gói sử dụng mà không ảnh hưởng đến toàn hệ thống.
- Chuẩn hóa quy trình nội bộ: Các hoạt động như bán hàng, nhân sự, kế toán… được số hóa trên một nền tảng thống nhất, giúp giảm sai sót, tăng hiệu suất và dễ dàng theo dõi tiến độ.
- Luôn được cập nhật công nghệ mới: Nhà cung cấp chịu trách nhiệm cập nhật phần mềm định kỳ, bổ sung tính năng và nâng cấp bảo mật – đảm bảo doanh nghiệp luôn dùng phiên bản tối ưu nhất.
3. Các loại phần mềm SaaS phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tùy theo lĩnh vực hoạt động và giai đoạn phát triển, doanh nghiệp có thể ứng dụng từng phần mềm SaaS riêng lẻ hoặc kết hợp nhiều nền tảng để tạo hệ sinh thái quản trị hiệu quả.
3.1 Quản lý khách hàng (CRM SaaS)
CRM SaaS giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng – từ tiếp cận, tương tác, báo giá, chốt sale đến chăm sóc sau bán. Các nền tảng CRM như HubSpot, Zoho hay Getfly cung cấp chức năng phân loại khách hàng, tự động nhắc lịch chăm sóc và phân tích hiệu quả từng kênh bán hàng.
Việc sử dụng CRM không chỉ giúp đội ngũ bán hàng làm việc hiệu quả hơn, mà còn giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về phễu bán hàng và chất lượng khách hàng theo từng giai đoạn.
3.2 Quản lý nhân sự – chấm công – bảng lương
Hệ thống HRM SaaS như Base.vn hay AMIS HRM giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình tuyển dụng, onboard, đánh giá hiệu suất, xử lý chấm công – tính lương tự động, tất cả trong một nền tảng duy nhất.
Việc chuẩn hóa quy trình nhân sự giúp giảm gánh nặng hành chính, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ chính sách nội bộ. Với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, đây là giải pháp không thể thiếu để tránh sai sót trong tính lương hoặc thưởng phạt.
3.3 Kế toán – hóa đơn điện tử – thuế
SaaS kế toán như MISA AMIS, Fast Accounting Online cung cấp khả năng hạch toán tự động, xuất hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với cổng thông tin của cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp lý, đồng thời tiết kiệm thời gian làm báo cáo hoặc kiểm toán.
Ngoài ra, SaaS kế toán thường tích hợp báo cáo tài chính theo thời gian thực, giúp CEO và CFO đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
3.4 Marketing Automation & Email Marketing
SaaS trong marketing giúp doanh nghiệp xây dựng các kịch bản chăm sóc khách hàng tự động, cá nhân hóa nội dung theo hành vi và đo lường hiệu quả theo từng chiến dịch.
Các nền tảng như Mailchimp, ActiveCampaign hay MoEngage cho phép SME tối ưu hiệu suất đội marketing mà không cần tuyển thêm nhân sự.
3.5 Quản lý dự án và cộng tác nhóm
Các phần mềm như Notion, ClickUp, Trello hay Base Wework giúp đội ngũ cộng tác hiệu quả theo thời gian thực, phân quyền rõ ràng và tự động hóa báo cáo tiến độ.
Đặc biệt với các doanh nghiệp làm việc online hoặc có nhiều chi nhánh, SaaS quản lý dự án giúp đảm bảo kỷ luật, minh bạch và phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.
4. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang dùng SaaS?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần áp dụng SaaS toàn bộ từ đầu. Tuy nhiên, SaaS là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp gặp một hoặc nhiều tình huống sau:
4.1 Khi gặp khó khăn trong vận hành truyền thống
Nếu quy trình đang vận hành chủ yếu bằng Excel, Zalo, email và phụ thuộc vào một vài cá nhân – đó là dấu hiệu doanh nghiệp đang thiếu hệ thống hóa. Việc chuyển sang SaaS sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, giảm rủi ro và tăng hiệu suất tổng thể.
4.2 Khi cần linh hoạt về chi phí, mở rộng quy mô
Doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc đang trong giai đoạn scale-up sẽ cần giải pháp công nghệ có thể mở rộng linh hoạt mà không tốn kém chi phí đầu tư lớn – điều mà SaaS đáp ứng rất tốt.
4.3 Khi muốn ứng dụng chuyển đổi số nhưng chưa có đội IT mạnh
SaaS giúp doanh nghiệp chuyển đổi số theo cách nhẹ nhàng và dễ triển khai. Việc triển khai, bảo trì và cập nhật đều do nhà cung cấp đảm nhận, giúp doanh nghiệp không phải tuyển thêm nhân sự IT hoặc mất thời gian xây dựng từ đầu.
5. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm SaaS
Một hệ thống SaaS chỉ phát huy hiệu quả khi được chọn đúng và triển khai đúng cách. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trước khi ký hợp đồng sử dụng:
5.1 Phù hợp với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp
Trước khi chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu thực tế: quản lý bán hàng, nhân sự hay kế toán? Tránh đầu tư phần mềm quá phức tạp hoặc không cần thiết ở giai đoạn hiện tại.
5.2 Khả năng tích hợp với hệ thống khác
SaaS nên có API mở hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm doanh nghiệp đang dùng như email, ERP, kế toán… Việc tích hợp giúp tránh rời rạc dữ liệu và tăng hiệu quả vận hành tổng thể.
5.3 Hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật & tuân thủ pháp lý
Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, đáp ứng các tiêu chuẩn như GDPR, ISO/IEC 27001 và có chính sách bảo mật, sao lưu dữ liệu rõ ràng. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp được bảo vệ đúng cách.
6. Xu hướng SaaS dành cho SME năm 2025
Trong năm 2025, các xu hướng phát triển phần mềm SaaS cho SME tập trung vào:
- Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo: SaaS tích hợp AI để gợi ý hành động, phân tích dữ liệu và tối ưu quy trình ra quyết định.
- Nền tảng no-code/low-code: Giúp người dùng không có kỹ năng lập trình vẫn có thể tùy biến quy trình phù hợp.
- Tập trung vào trải nghiệm người dùng (UX): Giao diện ngày càng đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ thao tác di động tối ưu hơn.
7. Doanh nghiệp cần bắt đầu như thế nào?
Việc chuyển sang SaaS nên thực hiện theo từng giai đoạn:
- Bắt đầu với một bài toán rõ ràng như bán hàng hoặc kế toán.
- Chọn phần mềm đơn giản, dễ triển khai và có đội ngũ hỗ trợ tốt.
- Từng bước kết nối các phần mềm với nhau để tạo hệ sinh thái số hóa hoàn chỉnh.
Tại Navee, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai SaaS phù hợp với quy mô, nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp SME. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hiểu rõ bài toán vận hành thực tế, Navee đồng hành cùng doanh nghiệp từ phân tích đến triển khai hiệu quả.
Kết luận
SaaS không còn là xu hướng, mà là một công cụ chiến lược giúp SME vận hành hiệu quả, tiết kiệm và chuyên nghiệp hơn. Từ bài toán nhỏ nhất như quản lý bảng lương cho tới tự động hóa chăm sóc khách hàng, SaaS đều có giải pháp phù hợp.
Nếu bạn đang phân vân, hãy bắt đầu nhỏ – và chọn đúng đối tác đồng hành như Navee để đi nhanh, nhưng không vội.
0 Comments